Nếu bạn đã nhiều lần có cơ hội được dẫn dắt một cuộc họp, hẳn bạn đã từng gặp phải tình huống dưới đây: Bạn đang tổng kết lại toàn bộ thông tin và hỏi các thành viên có thắc mắc và muốn đóng góp gì nữa không. Cả nhóm hầu như im lặng và bạn nghĩ rằng bạn đang làm rất tốt. Mọi người đều hiểu những điều bạn đang nói và không còn gì phải góp ý thêm.

Tuy nhiên, sự thật có phải như bạn nghĩ không?

Đức - trưởng phòng nhân sự của công ty X, nhận thấy rằng nhân viên của mình rất ít khi phát biểu trong các cuộc họp. Thời gian đầu, anh nghĩ anh đang dẫn dắt cả nhóm rất tốt và không ai có bất mãn với cách làm việc của anh. Nhưng sau đó, điều khiến anh bàng hoàng là hiệu suất công việc cực tệ. Anh tự hỏi nguyên nhân xuất phát từ đâu?

Đức để ý tới thái độ của nhân viên trong các cuộc họp và nhận ra rằng, sự im lặng của họ không phải là tán thành, thông hiểu mà là sợ sệt. Họ sợ đưa ra ý kiến.

Dưới đây là 4 lý do tại sao trong mỗi cuộc họp các thành viên luôn câm-như-hến và các cách để khắc phục điều này.

1. Trưởng nhóm là người quyết định tất cả

Đây là lý do của hầu hết các nhân viên khiến họ không bao giờ cất tiếng trong mỗi cuộc họp. Họ nghĩ rằng việc của họ chỉ là ngồi trong phòng và nghe theo sự chỉ đạo của sếp. Thậm chí, họ lo lắng lỡ sếp không ưng ý tưởng của họ thì sao? Chính vì vậy, người nhân viên sẽ chọn giải pháp an toàn là im lặng và làm theo tất cả những điều cấp trên chỉ định.

Với tư cách là một người lãnh đạo tâm lý và thấu hiểu, hãy để nhân viên của mình biết rằng ý nghĩa công việc họ đang làm là kết nối và xây dựng. Hãy để họ nhận ra giá trị của mình bắt đầu từ những ý kiến trong cuộc họp.

2. Đồng nghiệp không quan tâm những gì bạn đang nói

Không may thay đây cũng là một trường hợp thường xuyên xảy ra. Nguyên nhân là bởi sự mất kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Họ nhận thấy rằng mình không có tiếng nói trong nhóm và bản thân không được coi trọng. Điều duy nhất họ làm trong cuộc họp là tán thành tất cả các ý kiến để có thể nhanh chóng kết thúc và chuyển sang làm một việc quan trọng hơn.

Điều này không hoàn toàn là do lỗi từ đồng nghiệp. Họ chỉ đơn giản thấy rằng việc lên tiếng không liên quan đến công việc của chung, và vì vậy, họ không quan tâm. Giờ đây là lúc bạn cho họ thấy công việc này quan trọng ra sao và người nhân viên chính là những mảnh ghép cần thiết để hoàn thành công việc ấy.

3. Chúng ta không hiểu

Điều tồi tệ nhất là khi bạn đang làm một việc mà chính bạn cũng không thể hiểu.

Bạn nghĩ rằng khi có ai đó trong nhóm không rõ điều gì thì họ sẽ lên tiếng hỏi. Nhưng sự thật là KHÔNG! Không ai muốn lên tiếng khi họ không hiểu cả, họ nghĩ rằng khi ấy mình sẽ thật ngu ngốc và làm trò cười của mọi người. Đặc biệt là trong môi trường công sở, chắc hẳn cấp trên khi thấy nhân viên của mình cứ hỏi đi hỏi lại những điều mình nói, hẳn các sếp sẽ nghĩ người nhân viên này không có năng lực làm việc. Đây chính là điều cản trở các thành viên trong nhóm lên tiếng.

Công việc của bạn là tạo một môi trường làm việc thân thiện - nơi mọi người có thể thoải mái trao đổi, trò chuyện và đóng góp. Một việc làm tưởng chừng như ngớ ngẩn nhưng lại vô cùng hiệu quả, hãy cố tình làm sai. Khi nhân viên thấy thậm chí sếp mình cũng có lúc mắc sai lầm, thì việc họ mắc lỗi cũng là lẽ đương nhiên. Khoảng cách giữa cấp trên - cấp dưới được thu hẹp lại và càng dễ dàng để làm việc hơn.

4. “Liệu có phải chỉ mình nghĩ thế không?”

Lý do cuối cùng, người nhân viên sợ mình khác biệt và phải tách mình ra khỏi đám đông. Một suy nghĩ luôn thường trực trong đầu rằng “Liệu có phải chỉ mình nghĩ thế không?”. Ngay cả khi thấy có gì đó không ổn và người trưởng nhóm cần phải biết, thành viên trong nhóm vẫn sẽ không lên tiếng vì suy nghĩ sợ nổi bật và khác người. Họ tự nhủ với chính mình rằng chắc chắn có ai khác sẽ lên tiếng thay mình. Cuối cùng, chẳng có ai dám đứng lên cả.

Trên đây là 4 nguyên do tại sao các thành viên không bao giờ phát biểu trong mỗi cuộc họp. Chìa khóa cho vấn đề này chính là vai trò của người lãnh đạo. Hãy quan tâm tới mọi người hơn, đừng để cuộc họp trở thành buổi độc thoại nội tâm.

Thay vì bắt đầu buổi làm việc bằng câu nói “Tôi nghĩ chúng ta phải làm như này, như kia…” thì hãy hỏi nhân viên của mình “Với vấn đề này có ai có phương hướng khắc phục chưa?”, “Tôi coi trọng ý kiến đóng góp của bạn.”, “Đừng sợ khác biệt mà hãy tự hào vì bạn là người dám lên tiếng.”...

Vì một doanh nghiệp phát triển, đừng bao giờ tiếc lời khen cho đồng nghiệp của mình nhé!

Theo B.I

Quiry