Có những người liên tục phải nhận email dù là cuối tuần hay trong kỳ nghỉ. Điều đó làm tâm trạng bất an và không thể tận hưởng trọn vẹn khoảnh khắc cùng gia đình. Theo một cuộc khảo sát năm 2018 từ trang Huffpost, riêng với 4.300 người Mỹ thì đến 52% số đó không thể sử dụng ngày nghỉ phép của mình. Họ luôn ám ảnh với khối lượng công việc khổng lồ và sợ bị sa thải. Kể cả khi được nghỉ lễ, họ vẫn luôn trong trạng thái sẵn sàng làm việc từ xa.

Để tận hưởng một kỳ nghỉ trọn vẹn, bước 1 bạn nhất định phải nhớ là hãy để bản thân tránh xa khỏi công việc. Bước tiếp là cho đồng nghiệp, sếp bạn biết bạn vẫn đang sinh hoạt bình thường nhưng không thể tiếp nhận nhiệm vụ thời gian này. Ngoài ra, đừng chỉ thiết lập câu trả lời email một cách dập khuôn mà hãy đặt ra ranh giới công việc để mọi người không nghĩ bạn vô trách nhiệm.

Cách thiết lập tin nhắn ngoài văn phòng

Cả ứng dụng Gmail hay Outlook đều có tính năng cho phép bạn trả lời email tự động khi không trong giờ hành chính. Chị em hãy nắm vững các bước sau nhé:

1. Nhấp vào "Cài đặt" ở góc trên bên phải màn hình của bạn.

2. Cuộn xuống phía dưới cho đến khi bạn nhìn thấy "Thư trả lời tự động".

3. Bật chế độ này và nhập phạm vi thời gian bạn nghỉ lễ, cuối tuần.

4. Viết một tin nhắn gửi cho đồng nghiệp, đối tác và sếp.

5. Đừng quên chọn đối tượng nhận email tự động, thường là những người trong danh bạ.

6. Nhấp vào "Lưu thay đổi".

Cách tự động lưu trữ hoặc xóa email khi đang trong kỳ nghỉ du lịch

Đôi khi có những đồng nghiệp không chịu hiểu cho hoàn cảnh của bạn. Họ muốn dày vò bạn vì hiềm khích cá nhân, nên đây chính là cơ hội để đồng nghiệp làm điều ấy. Nhưng nếu bạn cứ trả lời hết thì sẽ không biết bao giờ mới thư thả vui chơi cùng chồng con. Vì thế, hãy suy nghĩ đến lưu trữ, xóa email và có thể là chặn.

Tùy chọn này khả dụng trên Gmail nếu bạn vào "Cài đặt" rồi truy cập "Bộ lọc và địa chỉ bị chặn". Từ đó, nhấp vào "Tạo một bộ lọc mới". Hãy chọn kích cỡ email lớn hơn 0 MB --> "tạo bộ lọc". Hộp thoại hiển thị 2 lựa chọn là lưu trữ và xoá, hãy tùy vào mức độ cần thiết và lựa chọn cho phù hợp nhé. Với các email đã xoá, nó không phải là mất hẳn mà vẫn được lưu trong thùng rác 30 ngày.

3 điều cần lưu ý khi sử dụng email tự động trả lời

Thứ nhất, bạn cần phải vạch rõ kế hoạch bản thân và cho người khác biết khi nào bạn sẵn sàng làm việc. Tiếp đến, đừng quá mang câu chữ nặng nề trong email trả lời tự động. Hãy xem nó như một sự cố bất khả kháng và dùng lời lẽ trang nghiêm, tôn trọng đối phương. Cuối cùng, hãy hỏi đồng nghiệp trước khi cài đặt trả lời tự động với họ. Hi vọng chị em sẽ có một kỳ nghỉ cuối tuần thật suôn sẻ và không lo lắng nhiều bởi công việc!

Quiry