Làm việc nhóm là điều gần như bắt buộc phải trải qua của nhiều cá nhân công sở. Và hiểu được tính quan trọng của quá trình làm việc cùng đội nhóm, ai trong chúng ta cũng trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng thiết yếu để có thể phối hợp nhịp nhàng cùng cho ra thành quả tốt nhất.

Tuy nhiên, trong tất cả các kỹ năng được dân công sở ưu tiên trang bị khi làm việc nhóm, vấn đề giao tiếp với các thành viên khác dường như không được chú trọng cho lắm. Điều này vô tình gây ra không ít đổ vỡ…

Làm việc nhóm, quan trọng nhất vẫn là hiểu rõ lẫn nhau để có thể phân chia công việc hợp lý, vận hành công việc chung ăn ý. Ấy thế, chuyện hiểu nhau sẽ không bao giờ xảy ra nếu chúng ta không biết cách giao tiếp, đặc biệt nhất là vấn đề khen chê, góp ý lẫn nhau, kéo theo đó là hàng loạt mâu thuẫn khiến cả nhóm mất tinh thần. 

Vậy làm thế để cải thiện điều đó? - câu hỏi này mới đây đã được Shark Linh, nữ “cá mập” được yêu thích nhất qua chương trình “Thương vụ bạc tỷ” giải đáp thông qua những bí kíp được cô chia sẻ trên trang fanpage hơn triệu lượt theo dõi của mình như sau:

Linh tin rằng đội ngũ của mình luôn cố gắng làm ra những sản phẩm tốt nhất. Nhưng khi làm việc nhóm, sẽ có lúc trưởng nhóm hoặc giữa đồng nghiệp cần đưa nhận xét, góp ý về sản phẩm hay chất lượng công việc chung.

Có thể đó là góp ý về kế hoạch marketing 6 tháng cuối năm, thiết kế trang web công ty hay một ý tưởng mới chẳng hạn. Nhưng Linh hiểu rõ, chín người thì mười ý, mỗi người có kiến thức, kinh nghiệm và quan điểm riêng nên đôi khi việc góp ý dễ gây hiểu nhầm, ảnh hưởng chất lượng công việc hay thậm chí là tinh thần tập thể. Vậy làm thế nào để đưa góp ý tối ưu cho đồng nghiệp?

1. Hãy công nhận

Hãy tìm những điểm tốt để phản hồi trước, sau đó mới góp ý những điều cần sửa và có thể cải thiện. Sau khi đó, nếu Linh là người đã đưa ra góp ý, Linh sẽ cố gắng làm việc cùng với đội ngũ để đưa ra hướng giải quyết.

2. Hãy đặt câu hỏi

Việc góp ý với Linh chính là một quá trình tương tác 2 chiều. Có thể chi tiết công việc thì mình chưa nắm kỹ 100% như người trực tiếp làm. Vì thế mình nên đặt câu hỏi để hiểu tường tận mọi thứ trước khi có ý kiến đóng góp. 

Bạn có thể đặt câu hỏi theo nguyên tắc 5W1H có nghĩa là: What? (Cái gì?); Where? (Ở đâu?); When? (Khi nào?); Why? (Tại sao?); Who? (Ai?) và How? (Như thế nào?). Đây không những là một bước đưa góp ý mà còn là cách Linh tìm hiểu và học hỏi từ chính đội ngũ của mình.

3. Hãy cụ thể và mang tính xây dựng

Hãy nhớ rằng tất cả mọi góp ý đều là vì chất lượng công việc chung chứ không nhằm công kích cá nhân hay thể hiện bản thân. Và để mọi người hiểu rõ, hãy liệt kê ý của bạn bằng cách đánh số, gạch đầu dòng tại đúng vị trí cần góp ý, nêu ví dụ minh họa hoặc gửi thông tin tham khảo nếu cần. Điều này giúp bạn tránh gây hiểu lầm cho đồng nghiệp khi gửi góp ý.

4. Hãy trung thực

Tuy Linh biết sự thật thì mất lòng nhưng đôi khi đội ngũ của mình làm chưa tốt hoặc yêu cầu ban đầu chưa phù hợp thì chúng ta phải trung thực cùng nhau thừa nhận và tìm hướng giải quyết thay vì cho qua. Đừng tạo cơ hội cho một sản phẩm trung bình ra đời khi chúng ta hoàn toàn có thể cải thiện nó tốt hơn!

5. Hãy đúng lúc

Với Linh, thời điểm đưa góp ý cho đồng nghiệp cũng rất quan trọng. Thời điểm tốt nhất nên gửi góp ý là càng sớm càng tốt ngay sau khi bạn nhận được thông tin từ đồng nghiệp. Đừng kéo dài thời gian khi bạn có thể cải thiện chất lượng công việc chung trong thời gian sớm nhất. 

Vì nếu để lâu thì có thể chúng ta sẽ bỏ quên các chi tiết cần được góp ý. Và hãy ghi nhớ một nguyên tắc quan trọng, các góp ý tốt hay lời khen có thể được nói ở nơi đông người nhưng các góp ý chưa tốt phải luôn luôn được trao đổi riêng.

Và cuối cùng, sau khi thảo luận xong thì bạn và đồng nghiệp phải thống nhất các bước hành động tiếp theo. Có như vậy thì chất lượng công việc cuối cùng mới được đảm bảo!

Hữu Thọ