Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và góc nhìn chuyên gia

Kể từ cuối năm 2018, khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời, quy định về thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là 1/11/2020 đã tạo ra làn sóng chuyển đổi tại hàng trăm ngàn doanh nghiệp tổ chức.

Mới đây, trong Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/07/2020 đã có những điều chỉnh về thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. Tuy nhiên, nội dung Luật cũng rất khuyến khích các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử trước hạn để tận dụng thời điểm vàng.

Về lợi ích khi chuyển đổi sang HĐĐT, ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng Vụ Quản lý Thuế doanh nghiệp lớn, Tổng cục Thuế đánh giá: "HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian và chi phí trong phát hành, in ấn và gửi hóa đơn đến khách hàng. 

Người nhận có thể dễ dàng kiểm tra được thông tin của người bán và cơ quan Thuế cũng quản lý được hàng hóa lưu thông trên thị trường. Vì vậy, chuyển đổi HĐĐT đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch nền kinh tế Việt Nam và được cơ quan Thuế các cấp tập trung triển khai truyền thông rộng rãi, khuyến khích đẩy nhanh tiến độ."

Chuyển đổi HĐĐT có khó như doanh nghiệp vẫn nghĩ?

Chị Vũ Thị Trang – Kế toán Công ty CTCP Truyền thông ảnh Mặt Trời Vàng (GOLDSUN FRAMEDIA) – một trong những agency về dịch vụ quảng cáo thang máy lớn nhất tại Việt Nam cho hay: "Với đặc thù thường xuyên giao dịch với số lượng lớn các khách hàng doanh nghiệp nên việc xuất hóa đơn của Goldsun là rất quan trọng. 

Nếu như trước đây, phải viết tay rồi chuyển phát nhanh tới khách hàng, lại mất thời gian đợi chờ thì khi sử dụng HĐĐT, chúng tôi chỉ cần ít phút tạo hóa đơn và gửi đến người nhận qua email luôn. Vì thế mà quá trình thu hồi công nợ cũng nhanh hơn hẳn."

Chị Trang cũng cho biết tình trạng sót thông tin xuất hóa đơn gần như không còn vì khi nhập mã số thuế, phần mềm MISA MEINVOICE mà bên chị dùng sẽ tự động điền thông tin còn lại của khách hàng giúp phát hành hóa đơn nhanh nhưng cũng chính xác hơn.

Còn đối với Luxstay – nền tảng đặt homestay hàng đầu hiện nay có số lượng phát hành từ 750 đến 1.000 hóa đơn tương ứng với số lượng booking mỗi ngày vào mùa cao điểm thì việc sử dụng phần mềm HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp này xử lý nhanh các nghiệp vụ phát hành và gửi hóa đơn đến khách hàng mà còn giúp việc hạch toán số liệu dễ dàng hơn nhờ kết nối phần mềm.

Anh Nguyễn Văn An – Trưởng phòng Tài chính của Luxstay chia sẻ: "Chúng tôi không chỉ sử dụng riêng lẻ HĐĐT mà tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, bán hàng để khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu, giảm thiểu thời gian và sai sót xảy ra. 

Phần mềm MISA MEINVOICE đã tích hợp rất tốt vào các nền tảng khác để tạo thành hệ sinh thái giải pháp số của mình."

Thời điểm vàng cho doanh nghiệp đón đầu quy định mới

Lợi ích của HĐĐT gần như các doanh nghiệp đến thời điểm này đều đã biết tới. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều DN chần chừ vì tâm lý ngại thay đổi, phải làm quen với công nghệ mới và lo lắng thủ tục chuyển đổi phức tạp, mất thời gian.

Đại diện MISA – một trong những nhà cung cấp HĐĐT uy tín hiện nay chia sẻ điều này rất dễ hiểu nếu doanh nghiệp chưa được trải nghiệm thực tế phần mềm hay biết đến chính sách của nhà cung cấp. Đối với giải pháp hóa đơn điện tử của mình, MISA đã tập trung nghiên cứu và tối giản thao tác, thiết kế giao diện cho bất kỳ kế toán nào cũng làm quen với phần mềm nhanh chóng. MISA MEINVOICE cũng được kết nối trực tiếp với hơn 50 phần mềm kế toán, quản trị, bán hàng khác nhau để giảm thiểu thao tác và tự động hóa việc hạch toán cho kế toán viên, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.

Được biết, đơn vị này đang có nhiều chính sách để đồng hành cùng cơ quan quản lý, đẩy nhanh việc chuyển đổi HĐĐT trong doanh nghiệp như quy đổi hóa đơn giấy đang còn lại sang số HĐĐT; hỗ trợ thực hiện thủ tục chuyển đổi của doanh nghiệp với cơ quan Thuế.

Như vậy, có thể thấy, đây là thời điểm doanh nghiệp nên tận dụng các chương trình hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng như nhận được sự ủng hộ và tạo điều kiện lớn từ cơ quan Thuế để chuyển đổi HĐĐT một cách dễ dàng, không bị ùn tắc thủ tục khi đồng loạt hàng trăm nghìn doanh nghiệp chuyển đổi cùng lúc. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và HĐĐT để vừa có thời gian làm quen với phần mềm vừa linh động trong việc xuất hóa đơn.

Tìm hiểu thêm về HĐĐT và các chính sách hỗ trợ tại đây.

Thanh Xuân