Viết email là một phần quan trọng trong công việc hàng ngày của dân công sở. Nghe thì có vẻ đơn giản, thậm chí nhiều người giữ quan niệm gửi email chẳng qua là trao đổi thông tin bình thường mà thôi. Nhưng nhầm rồi nhé! Năng lực và thái độ của một nhân viên có thể đánh giá nhiều qua việc gửi email đó.

Một email đạt tiêu chuẩn chuyên nghiệp bao gồm nhiều yếu tố từ nội dung đến hình thức trình bày, thậm chí chẳng thể bỏ qua thời gian, đối tượng... Hãy nắm bắt 10 quy tắc "ngầm" dưới đây để hoàn thiện kỹ năng viết email của mình chị em nhé!

1. Tiêu đề rõ ràng, trực tiếp

Tiêu đề là một trong những yếu tố quan trọng quyết định liệu một ai đó có click vào đọc nội dung hay không. Nếu viết không cẩn thận và cẩu thả, rất có thể người nhận sẽ nghĩ tin nhắn là spam, rác hay quảng cáo. Họ sẽ lập tức xóa đi và bạn khó nhận được phản hồi. Mặt khác, nếu gửi mail cho sếp mà tiêu đề khó hiểu, lỗi chính tả thì cấp trên cũng sẽ đánh giá bạn là một nhân viên yếu kém, thiếu chuyên nghiệp.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho công ty, doanh nghiệp thì thường sẽ được cung cấp tài khoản email theo quy chuẩn. Hãy sử dụng nó khi trao đổi liên quan tới công việc. Mặt khác, email riêng của bạn để liên hệ với đối tác, nhà tuyển dụng cũng cần đặt tên cho chuẩn, ví dụ bao gồm tên của mình kèm số. Tránh các kiểu đặt tên địa chỉ email kém chuyên nghiệp và trẻ con, ví dụ "cogaimuadong", "changtrailangtu"...

3. Suy nghĩ cẩn thận trước khi ấn "trả lời tất cả"

Cùng trong một luồng mail nhưng sẽ có những người khó chịu vì đọc thông báo chẳng liên quan gì đến mình. Vì thế, để tránh gây phiền phức, spam thông báo cho người khác thì bạn nên cân nhắc trước khi ấn nút "trả lời tất cả". Hãy chỉ rep mail với những ai thực sự cần nắm bắt thông tin từ phía bạn thôi nhé!

4. Là một nhân viên chuyên nghiệp nhất định phải có chữ ký

Chữ ký là phần nằm cuối nội dung cung cấp cho người nhận những thông tin cơ bản về bạn, ví dụ số điện thoại, địa chỉ liên hệ, MXH, chức danh... Tất nhiên, chị em nên tiết chế lượng thông tin cũng như trình bày sao cho đẹp mắt để người đọc dành nhiều thiện cảm hơn với bạn. 

5. Lời chào mở đầu email cần chuyên nghiệp

Hãy cho người nhận thư thấy thiện chí hợp tác và tấm lòng chân thành của bạn thông qua lời chào mở đầu email. Tránh các cụm văn nói như "xin chào", "hello", "hi"... Thay vào đó, câu chữ nên nhẹ nhàng, lịch sự, ví dụ "Thân gửi", "Kính gửi", "Thân mến"...

6. Hạn chế sử dụng dấu chấm than

Dấu chấm than chỉ nên dùng 1 lần trong email khi bày tỏ sự vui mừng, phấn khích của bạn trước những thông tin mới. Nếu lạm dụng loại dấu câu này, đối phương sẽ nghĩ chị em đang giả tạo và viết email mang hàm ý móc mỉa. Trong email, cảm xúc nên ở mức độ trung lập, câu từ cũng cần nhẹ nhàng để tránh sự hiểu lầm không đáng có.

7. Loại bỏ những trò đùa, chuyện cười

Khi giao tiếp mặt đối mặt, những câu chuyện phiếm có thể tạo nên tiếng cười sảng khoái. Nhưng nếu đặt ở trong đoạn văn trang trọng thì lại trở nên kệch cỡm, vô duyên và khá phản cảm. Vì thế, hãy trình bày thông tin rõ ràng, nghiêm túc thay vì cố gắng để viết nên một câu chuyện cười nhé!

8. Cẩn trọng khi viết mail cho người nước ngoài

Mỗi nền văn hóa khác nhau sẽ có cách tư duy ngôn ngữ, ý tứ không giống nhau. Vì thế, để thể hiện mình là một nhân viên chuyên nghiệp, bạn nên nghiên cứu, tìm hiểu văn phong của mỗi quốc gia để điều chỉnh nội dung phù hợp. Điều bình thường ở quốc gia này đôi khi lại là sự cấm kỵ của đất nước khác.

9. Thực hiện văn hóa "xác nhận"

Khi một ai đó gửi email tới toàn thể nhóm nhân viên, đặc biệt là thông tin quan trọng, họ sẽ rất muốn biết liệu cấp dưới đã đọc cũng như nắm bắt nội ung hay chưa. Đồng thời, họ thường sẽ đính kèm dòng "Confirm (xác nhận) nếu đã nắm rõ thông tin". Khi ấy, chị em tuyệt đối không nên phớt lờ mà phải trả lời xác nhận ở bên dưới nhé!

10. Đọc kỹ, soát chính tả, câu cú trước khi ấn gửi

Bất cứ một lỗi chính tả nhỏ nào cũng là biểu hiện của sự cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp. Kể cả nội dung có hay đi chăng nữa thì lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ giống như một vết đen khiến bạn mất điểm trong mắt người nhận. Vì vậy, hãy đọc lại, rà soát thật kỹ trước khi ấn gửi nhé!

Theo B.I

Quiry